Примеры писем о расторжении договора для колл-центров и специалистов по обслуживанию клиентов

Прекратить профессиональные отношения — уволить сотрудников или расторгнуть договор с клиентами/поставщиками — бывает довольно трудно. Если менеджер не знаком с форматом писем о расторжении договора, ему будет сложно выполнить эту работу качественно.

Для центров обработки входящих обращений существуют различные способы, как создать извещения о расторжении договора, соответствующие передовой юридической практике и потребностям компании.

Краткое формальное письмо прояснит затронутым сторонам, что их профессиональные отношения с вашей фирмой закончились. При этом важно помнить, что не все подобные уведомления одинаковы.

Ниже мы рассмотрим несколько ключевых элементов хорошо составленного оповещения, но сперва перечислим основные типы таких сообщений.

Типы писем о расторжении договора

В call центрах обычно используют два основных вида уведомлений о прекращении отношений с организацией.

1. Письма об увольнении сотрудников

Используются для уведомления работников об увольнении. Такие оповещения непросто создавать из-за того, что бывшие сотрудники иногда возбуждают судебные иски против компании из-за увольнения.

На случай, если кого-то из менеджеров необходимо будет уволить из-за проблем с производительностью, храните всю документацию по работе каждого из них в отдельных файлах. Для этих целей подойдут: данные из программ для колл-центров, отчеты о показателях производительности, а также любая документация из сеансов коучинга операторов. Убедитесь, что все подчиненные осведомлены об ожидаемой производительности во время адаптации и обучения.

Независимо от того, по какой причине сотрудника увольняют, важно проконсультироваться с юристом, прежде чем отправить уведомление о прекращении трудовых отношений.

Не указывайте точную причину увольнения в письме. Это может наложить юридические ограничения на вашу организацию, если работник решит передать ситуацию в суд.

Оповещения об увольнении должны включать следующую информацию:

• дата прекращения сотрудничества;
• информация о сроке уведомления;
• информация об окончательных выплатах и прекращении выплаты пособий.

Важно учитывать тон вашего послания при его создании. Выбор слов может передать множество эмоций, и его следует тщательно продумать. Выбирайте профессиональный и простой стиль изложения для достижения лучших результатов.

2. Письма о прекращении предоставления услуг

Такие сообщения могут быть ориентированы на клиентов или бизнес-партнеров. В них вы уведомляете адресата о том, что ваше предприятие должно или прекратит предоставлять услуги получателю немедленно или в указанную дату. Также стоит описать причины вашего решения.

Для клиентов, которым ваша фирма прекращает предоставлять услуги, составляйте уведомления в соответствии с принципами, изложенными в их контракте с компанией.

Независимо от того, кому вы отправляете оповещение о разрыве профессиональных отношений, есть важные детали, которые стоит в него включить:

• контактная информация вашей компании;
• причины прекращения обслуживания;
• точные услуги, которые более не предоставляются;
• дата прекращения обслуживания.

Примеры писем о расторжении договора

Уведомление об увольнении сотрудника колл-центра
Такое уведомление должно подробно объяснять, что причина увольнения — низкая эффективность работы.

Оповещение об увольнении обычного сотрудника
Предоставьте адресату информацию о том, что прекращаете выплаты медицинских и страховых пособий после его увольнения. Кроме того, добавьте контактную информацию и инструкции по возврату имущества компании.

Письмо о расторжении делового договора
Уведомления для предприятий, в услугах которых вы больше не нуждаетесь, должны быть составлены точно и профессионально. Укажите, как будут выполнены оставшиеся общие заказы.
Чтобы составить идеальное письмо о расторжении контракта, примите во внимание все пункты, о которых мы говорили выше. Также получите консультацию от лицензированного практикующего юриста, который имеет опыт применения соответствующих положений о найме в вашем регионе.
Подробно изложите в уведомлении шаги, которые вы предприняли для прекращения деловых отношений с другими компаниями, вашими клиентами и сотрудниками. Так вы защитите свою компанию от юридических последствий и более точно задокументируете деловые операции.

Подготовлено на основании статьи: Call Center Helper. «Writing a Termination Letter in the Call Centre» (Написание письма о расторжении договора в колл-центре).